Hubungan Public Relation dengan Pers

HUBUNGAN PUBLIC RELATIONS dengan PERS

A. Pengertian Hubungan Pers (Press Relations/Media Relations)

1. Hubungan pers adalah suatu kegiatan khusus dari pihak Public Relations untuk melakukan komunikasi penyampaian pesan, atau informasi tertentu mengenai aktivitas yang bersifat kelembagaan, perusahaan, hingga kegiatan bersifat individual lainnya yang perlu dipublikasikan melalui kerjasama dengan pihak pers atau media massa untuk menciptakan publisitas dan citra positif. 
2. Sedangkan pengertian dari Public Relations sendiri adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan baik dan bermanfaat antar organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Jadi, PR itu merupakan kedudukan dalam suatu perusahaan atau organisasi sebagai penghubung antar perusahaan atau organisasi dengan publiknya. 
3. Frank Jeffkins mendefinisikan hubungan pers sebagai suatu keinginan untuk mencapai publikasi atau penyiaran berita semaksimal mungkin, sedangkan informasi yang disebarkan melalui hubungan masyarakat adalah untuk menciptakan pengenalan dan pengertian. 

B. Prinsip Umum Membina Hubungan Pers

Dalam upaya membina hubungan baik dengan pers maka PRO harus mengerti tentang seluk-beluk media massa itu sendiri. Misalnya bagaimana surat kabar atau majalah itu diterbitkan atau bagaimana televisi dan radio itu diproduksi. Praktisi PR dapat mendatangi tempat kerja rekan-rekan media massa. Bila seorang PRO mengetauhi tentang cara kerja media massa maka informasi PR yang disampaikan akan menjadi layak berita, karena sudah tau bagaimana cara mengemukakan isu yang aktual dan gaya penulisan serta visi dan misi media tersebut.

Kaitan PR dan Media harus tetap erat karena pers sebagai sarana publikasi PR. Sebaliknya Pers membutuhkan informasi resmi akurat dan berimbang yang didapatkan dari PR. Agar PR sebagai sumber berita yang mudah dihubungi dan sebaliknya PR tidak menemukan kesulitan untuk menyampaikan atau membantah berita yang dimuat media massa harus menjalin hubungan dengan baik. Beberapa prinsip umum membina hubungan dengan pers adalah:

1. By servicing the media yaitu memberikan pelayanan kepada media dengan menciptakan kerja sama dan hubungan timbal balik. 
2. By establishing a reputations for reliability yaitu menegakkan suatu reputasi agar dapat dipercaya. 
3. By supplying good copy yaitu memasok naskah informasi yang baik. 
4. By cooperations in providing material yaitu melakukan kerjasama yang baik dalam menyediakan bahan informasi. 
5. By providing verification facilities yaitu penyediaan fasilitas yang memadai. 
6. By building personal relationship with the media yaitu membangun hubungan secara personal dengan media.Hal ini mendasari keterbukaan dan saling menghormati profesi masing-masing. 

C. Pentingnya Membina Hubungan Dengan Pers Dalam Public Relations

Dalam posisi sebagai penghubung antara organisasi/perusahaan dengan publiknya, praktisi PR tidak bisa tidak, harus membangun hubungan yang baik dengan pihak pers (media massa cetak/elektronik), karena sesuai fungsinya, media massa tidak saja mampu menyampaikan pesan kepada banyak khalayak, namun juga mendidik, mempengaruhi, mengawasi, menginformasikan, menghibur maupun memobilisasi. Artinya bahwa melalui hubungan yang baik dengan pihak pers akan dapat diperoleh publikasi atau penyiaran berita yang maksimal yang bermuara pada terciptanya publisitas dan citra positif organisasi/perusahaan.Menurut Frank Jefkins, secara umum prinsip-prinsip dalam membina hubungan yang baik dengan pihak pers adalah sebagai berikut :

1. Memberikan pelayanan kepada media (by servicing the media), antara lain dengan menciptakan kerja sama dan hubungan timbal balik 
2. Menegakkan suatu reputasi agar dapat dipercaya (by estabilishing a reputations for reliability), antara lain seperti menyiapkan bahan-bahan informasi akurat dimana dan kapan saja diminta, mengingat pihak pers selalu ingin tahu sumber berita paling baik untuk mendapatkan informasi yang akurat dan hubungan timbal balik terjalin semakin erat. 
3. Memasok naskah informasi yang baik (by suppliying good copy), yakni memberikan naskah yang baik, menarik perhatian, penggandaan gambar/foto, pembuatan teks gambar, foto atau pengiriman newsletter yang baik, sehingga tidak perlu banyak dilakukan penyuntingan. 
4. Melakukan kerjasama yang baik dalam menyediakan bahan informasi (by cooperation in providing material). 
5. Penyediaan fasilitas yang memadai (by providing verification facilities), yakni memberikan fasilitas yang dibutuhkan wartawan sewaktu menggali berita. 
6. Membangun hubungan baik secara personal dengan media (by building personal relationship with the media), yakni hal yang mendasari keterbukaan dan saling menghormati profesi masing-masing (Jefkins, 2004). 

Sedangkan kegiatan-kegiatan dalam hubungan dengan pers antara lain seperti:

1. Konferensi Pers, yakni sebuah pertemuan para jurnalis yang sengaja berkumpul untuk mendapatkan informasi perihal topik yang tengah hangat dibicarakan.
2. Peliputan Pers, yakni acara peliputan kegiatan, acara yang bisa diliput wartawan bisa yang bersifat massal seperti pembukaan, pameran, seminar, pelatihan, diskusi panel wisuda, pertandingan olahraga, pergelaran seni dan lain-lain.
3. Resepsi Pers, yakni salah satu bentuk press relations dalam membina hubungan baik dengan insan pers.
4. Kunjungan Pers, yakni undangan kepada seorang jurnalis atau kelompok wartawan acapkali diundang guna mengunjungi sebuah pabrik, menghadiri acara pembukaan kantor baru yang disusul dengan peninjauan bersama, atau acara demonstrasi produk baru.

D. Praktek Pembuatan Press Release Dan Retorika

Press Release

Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh praktisi PR dan disampaikan kepada pengelola pers atau redaksi media massa (tv, radio, media cetak, media online) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut. Press Release merupakan salah satu media untuk menginformasikan hal-hal baru mengenai organisasi/perusahaan yang belum diketahui oleh publik (Soemirat dan Ardianto, 2004).

Press Release menjadi sangat berguna ketika ada kesenjangan hubungan antara publik intern dan ekstern, ada sesuatu harus diberitahukan kepada publik tentang perkembangaan terbaru atau kejadian yang berkaitan dengan lembaga atau tempat humas bekerja ataupun ada sesuatu yang baru yang harus diperkenalkan kepada publik. Misalnya: kemunculan produk baru, peraturan yang baru dibuat, atau ada anggota atau komponen organisasi/perusahaan baru yang memang harus diperkenalkan.Meskipun Press Release memiliki format yang sama, namun pada dasarnya memiliki perbedaan penekanan pada informasinya, yakni :

Basic Press Release 

Mencakup berbagai informasi yang terdapat di dalam suatu organisasi/perusahaan yang memiliki berbagai nilai berita untuk media lokal,regional atau pun nasional.

Product Release
Mencakup transaksi tentang target suatu produk khusus atau produk reguler lainnya untuk suatu publikasi perdagangan di dalam suatu industri.Mereka dapat bertransaksi dengan produknya sendiri, pelanggan menggunakan produk sebagai bisnis andalan atau penguasaan pasar. 

Financial Release

Digunakan terutama dalam membina hubungan dengan pemegang saham. Umumnya banyak media lokal, regional dan nasional menyoroti masalah keuangan (kalau di Indonesia Harian Ekonomi Bisnis Indonesia dan Neraca banyak membahas pemberitaan tentang masalah keuangan atau finansial ini) (Bivins,1991:40).

Press Release merupakan kegiatan penulisan yang paling banyak dilakukan oleh praktisi PR untuk publikasi melalui media massa cetak (surat kabar dan majalah) dan media massa elektronik (tv dan radio). Bagian/elemen yang ada di dalam Press Release antara lain:

1). Headline

Digunakan untuk menarik perhatian wartawan dan secara singkat meringkas berita.

2). Dateline

Berisi tanggal rilis dan biasanya kota yang berasal dari rilis pers. Jika tanggal yang tercantum adalah setelah tanggal bahwa informasi itu sebenarnya dikirim ke media, maka pengirim meminta embargo berita, yang wartawan tidak berkewajiban untuk menghormati.

3). Pendahuluan

Paragraf pertama dalam siaran pers, yang umumnya memberikan jawaban dasar untuk pertanyaan-pertanyaan tentang siapa, apa, kapan, dimana dan mengapa.

4). Tubuh

Penjelasan lebih lanjut, statistik, latar belakang, atau rincian lain yang relevan dengan berita.

5). Boilerplate

Umumnya pendek "tentang" bagian, memberikan latar belakang yang independen pada perusahaan penerbitan, organisasi, atau individu.

6). Tutup

Simbol tradisional "-30 -" atau simbol modern "###" atau simbol “End” menunjukkan ke media bahwa rilis telah berakhir muncul.